工單與執行模組

快速理解：工單把已承諾的訂單或合約服務，拆成各部門可派發、個人可執行、外包可請款的工作任務。

1. 模組全貌

管理範圍

本模組承接三種已進入訂單流程的專案：

• 一般訂單（「一般訂單」）
• 掛帳合約（「掛帳合約」）
• LINE OA 合約（「LINE OA 合約」）

它負責呈現服務內容、派發執行人、分配執行比例、追蹤工作狀態、估算執行成本，以及把外包工作銜接到採購請款。

訂單如何建立與歸檔、採購單如何審核、發票如何開立，不屬於本模組。

主要角色

角色	主要責任
業務／訂單建立者	在訂單階段選填各部門的指定執行人
部門工單檢視者	查看自己所屬部門承接的服務與指派情形
部門工單編輯者	確認預先指派、分配執行人、比例、方式與倍率
執行人	在個人工單查看自己的任務並更新執行狀態
採購／財務人員	承接外包請款與成本資訊，檢視倍率異動

四組狀態不能混用

狀態組	回答的問題
訂單狀態	這張商業單據是否已歸檔、正在作廢或已作廢？
指派狀態	服務項目是否都有人負責，且各部門是否已確認？
執行狀態	已建立的工作任務目前是待執行、執行中或已完成？
請款狀態	外包工作是否需要請款，以及請款進度為何？

部門工單與個人工單

• 部門工單以部門為資料邊界，負責把服務項目拆給一位或多位執行人。
• 個人工單以登入者為資料邊界，只顯示分配給自己的工作任務。
• 兩者不是不同單據，而是同一批服務任務的「派發視角」與「執行視角」。
• 倍率異動紀錄是同一模組的稽核視角，不另形成新的業務流程。

2. 核心流程

A. 工單出現時機

• 部門工單在訂單進入主管審核後即可出現在清單，讓相關部門提早看到工作內容。
• 主管通過、用印、等待法務確認及部分作廢狀態仍可查看。
• 真正新增、移除或調整執行人，必須等訂單正式歸檔為「正式歸檔」。
• 已作廢訂單不出現在一般部門工單清單。

B. 指定執行人自動派發

1. 業務可在訂單或合約建立階段，為每個服務部門指定一位執行人。
2. 歸檔通過後，系統依服務所屬部門自動建立任務。
3. 預先指定的任務預設為內部執行、執行比例 100%、狀態「待執行」。
4. 訂單指派狀態成為「待部門確認」。
5. 各部門工單編輯者檢查並儲存後，視為確認自己所屬部門。
6. 所有指定部門都確認後，系統才改用實際指派完整度重新計算狀態。

C. 部門派工

1. 部門只能看到與自己所屬部門相關的服務項目。
2. 每個服務項目可以不派人、派一人或拆給多人。
3. 派給多人時，要設定每人的執行方式與執行比例。
4. 可一次把相同執行人組合套用到目前頁籤或表格內的所有服務項目。
5. 儲存後，同步更新指派狀態、整體執行狀態與外包請款狀態。

D. 個人執行

1. 執行人只會在個人工單清單看到分配給自己的訂單或合約。
2. 詳情只呈現自己的任務，但可開啟「所有執行人」查看合作關係。
3. 執行人可逐項或整批更新為「待執行」、「進行中」或「已完成」。
4. 系統依所有有效任務的狀態，重新計算服務項目及整張訂單的執行狀態。

E. 外包與請款

1. 一般訂單的執行方式可選內部或外包。
2. 服務項目只要有一位外包執行人，請款狀態就成為未請款。
3. 若所有執行人都是內部人員，該服務項目標記為無需請款。
4. 個人工單中的外包任務可帶入採購請款，並沿用工單的服務、成本與請款上限。

F. 倍率與外部任務

• 部門可調整單一執行人的成本倍率，也可把透帳倍率批次套用到目前頁籤。
• 倍率異動會保留原因、原因詳述、異動者與最後異動時間。
• 系統可把歸檔工作推送至 Asana，也能由 Asana 的完成事件回寫任務狀態。
• 更換執行人時會另外通知財務人員（過渡措施）。

3. 商業規則

資料範圍與權限

• 部門工單的檢視與編輯是不同權限；資料依登入者所屬部門篩選。
• 個人工單另有獨立的檢視與編輯權限；清單依登入者是否為執行人篩選。
• 倍率異動紀錄需要獨立檢視權限，目前只收錄一般訂單。
• 個人工單的「所有執行人」功能會借用部門工單的查詢能力。

指派

• 每個有執行人的服務項目，其執行比例總和必須等於 100%。
• 執行人、執行比例與倍率皆為必填；比例與倍率必須大於 0。
• 一個服務項目可以暫時完全未指派，因此整張單允許處於部分指派。
• 操作介面只提供服務所屬部門的人員作為執行人選項。
• 批次指派會以同一組執行人與比例覆蓋目前操作範圍內各服務項目的執行人。
• 新建立的執行任務一律從「待執行」開始。
• 已完成的任務不可移除，也不可更換執行人。
• 移除未完成任務時，與該任務綁定的實際成本資料會一併失效。
• 派工儲存、指派狀態與整體執行狀態更新在同一交易內完成。

執行方式

• 一般訂單支援內部與外包。
• 掛帳與 LINE OA 在操作介面只允許內部執行。
• 內部執行預設沿用服務項目的成本倍率。
• 外包執行預設倍率為 1.5，並產生請款需求。

金額與成本

項目	計算方式
執行金額（未稅）	服務金額 × 執行比例 ÷ 100
執行人預估執行成本（未稅）	執行金額 ÷ 執行人倍率
外包請款上限（含稅）	預估執行成本 × 1.05
服務項目預估成本（未稅）	服務小計 ÷ 服務項目倍率；倍率為 0 時直接使用小計

• 計算採十進位運算，結果顯示時四捨五入至整數。
• 一位外包執行人的請款上限只屬於該任務，不是整個服務項目的共同額度。
• 工單資訊卡的總預估成本與總請款上限，分別由所有服務及執行人資料加總。

倍率異動

• 倍率最多輸入到小數第二位，且必須是正數。
• 調整時必須選擇原因並填寫原因詳述；原因詳述上限為 100 字。
• 原因包含操作失誤、績效超標、成效不佳及其他。
• 批次套用透帳倍率時，預設倍率為 1、原因為其他、原因詳述為「透帳帳戶」。
• 批次動作只影響目前服務頁籤中已存在的執行人，不會自動新增執行人。
• 儲存倍率變更前會再次要求使用者確認。

整體執行狀態

• 沒有任何有效任務時，整體狀態為「待執行」。
• 全部任務都是「待執行」時，整體狀態為「待執行」。
• 只要有「進行中」，或同時存在「待執行」與「已完成」，整體狀態為「進行中」。
• 全部任務都是「已完成」時，整體狀態為「已完成」。
• 若指派狀態仍為「部分指派」，即使已指派任務全部完成，整體狀態仍維持「進行中」。

4. 狀態與例外

狀態說明

狀態組	狀態	意義
指派	「尚未指派」	尚無服務項目建立執行人
指派	「待部門確認」	歸檔時自動派發，仍待各部門確認
指派	「部分指派」	只有部分服務項目已有執行人
指派	「全部已指派」	所有服務項目都已有執行人
執行	「待執行」／「進行中」／「已完成」	彙總規則見第 3 節「整體執行狀態」
請款	「不需請款」	沒有外包工作，不需要請款
請款	「待請款」／「請款中」／「已請款」	尚未請款、請款中或已請款

執行狀態沒有可呈現值時，畫面以「-」顯示；請款狀態的「不需請款」則表示沒有外包工作。

常見阻擋與特殊情況

情況	系統處理
訂單尚未正式歸檔	可查看工單，但不能儲存派工
訂單正在作廢、作廢被拒或已作廢	不允許更新個人執行狀態
部分項目尚未派工	即使其他任務完成，整張單也不能成為已完成
倍率異動	要求確認並留下異動原因

5. 上下游與未確認事項

上下游影響

對象	與工單模組的關係
訂單與合約模組	提供一般訂單、掛帳與 LINE OA 合約的客戶、專案、服務、金額、指定執行人及歸檔事件
系統設定與權限模組	決定可看的部門資料、可選執行人及可執行操作
採購與請款模組	接收外包任務、預估成本、已請款金額與請款上限，並回寫額度占用
發票模組	在工單內提供唯讀的發票、付款與異動進度，協助執行判斷
Asana 與通知	接收或回寫任務資訊；執行人異動會觸發外部通知

待確認

1. 部門派工的後端檢核：執行比例等於 100%、倍率為正數、執行人屬於服務部門，目前主要由操作介面檢查；需確認後端是否也應強制保護這些商業規則。
2. 個人工單更新邊界：目前更新流程看起來未再次確認任務是否屬於登入者及指定訂單，也未限制狀態只能向前推進；需確認正式權限與狀態政策。
3. Asana 的正式角色：一般派工的 Asana／執行人通知流程目前並未完整啟用，但批次推送與完成回寫仍存在；且 Asana 回寫單一任務完成後未同步重算整張單狀態。
4. 倍率異動清單的預估成本：清單使用「服務小計 × 倍率」，工單詳情使用「服務小計 ÷ 倍率」，需確認哪一個才是正式定義。
5. 所有執行人的查看範圍：個人工單說明需要跨部門查看所有執行人，但實際查詢仍套用登入者部門範圍，需確認預期可見範圍。

附錄：技術對照（供開發）

中文業務用語	程式識別字	類型
一般訂單	DirectOrder	單據類型
掛帳合約	OnAccount	單據類型
LINE OA 合約	LineOA	單據類型
正式歸檔	SignedAndVerified	單據狀態
尚未指派	NotAssigned	指派狀態
待部門確認	PendingManagerConfirmation	指派狀態
部分指派	Partial	指派狀態
全部已指派	AllAssigned	指派狀態
待執行／待請款	Pending	執行／請款狀態
進行中／請款中	InProgress	執行／請款狀態
已完成／已請款	Complete	執行／請款狀態
不需請款	SystemNone	請款狀態
無實際狀態	None	顯示狀態