外觀
採購與請款模組
快速理解：採購與請款模組把專案外包或日常營運支出，經主管與財務審核後推進到付款；若發票於付款後才取得，還會繼續追蹤補件與驗收。
1. 模組全貌
管理範圍
本模組管理四種請款：
- 專案採購：綁定訂單或合約，從外包工單挑選請款項目並占用各任務的請款額度。
- 營運成本、營運費用、其他：不綁工單明細，以請款目的與總額送審（可建立的資格差異見第 3 節）。
它負責請款建立、主管審核、財務審核、付款紀錄，以及付款後發票的補件與審核。
工單與執行模組擁有外包任務、預估執行成本及請款上限；本模組擁有實際請款單、審核與付款生命週期。發票模組管理對客戶開立的收入端發票，本模組所稱「發票」則是支出端的廠商憑證，兩者不是同一批資料。
主要角色
| 角色 | 主要責任 |
|---|---|
| 採購申請人 | 建立請款、選擇收款對象與附件，處理主管或財務退回，必要時補傳發票 |
| 主管審核群組 | 依申請人的請款審核群組判斷支出是否通過 |
| 財務 | 複核請款、安排預計匯款日、標示實際付款，並審核付款後補傳的發票 |
| 廠商模組／員工 | 作為實際收款對象；廠商必須已有審核通過的付款資料 |
| 外包執行人 | 提供專案採購可請款的工單任務、已請款額及上限 |
核心概念
- 期望付款日：申請人提出的付款需求日。
- 預計匯款日：財務通過請款時安排的付款日。
- 實際匯款日：財務標示已付款時留下的日期；付款後不可在目前流程中改回未付。
- 付款前發票：申請時直接附發票，付款完成即結案。
- 付款後發票：申請時先附付款證明，付款後再由申請人補傳發票並交財務審核。
- 已請款金額：專案請款送出時，占用外包任務額度的累計值，不等同於已付款金額。
模組邊界
- 廠商基本資料、銀行資料與付款資料審核屬於廠商模組；本模組只選用已具備通過付款資料的廠商。
- 對客戶開票、收款、作廢與折讓屬於發票模組，不因採購單完成而同步變更。
- 專案採購雖然選擇訂單與工單任務，但不負責訂單歸檔、派工或倍率維護。
- 目前沒有草稿、撤回、取消或刪除請款單的正式流程；建立即送主管審核。
2. 核心流程
A. 建立請款
- 申請人選擇請款類型，填寫請款事由、總額、收款對象、期望付款日及備註。
- 收款對象可為廠商或員工。
- 申請人選擇「付款後提供發票」時，申請附件改為付款證明；未選時，申請附件必須是發票。
- 附件目前只接受小於 5 MB 的 PDF。
- 新單沒有草稿狀態；成功建立後產生請款編號，直接進入「待主管審核」。
B. 專案採購
- 專案採購必須選擇訂單或合約，並至少挑選一個外包工單任務。
- 可選內容包含一般訂單、掛帳及 LINE OA 的有效外包任務。
- 畫面呈現服務金額、倍率、預估執行成本、累計已請款與含稅請款上限。
- 單一任務的「既有已請款金額＋本次請款」不得超過該任務的請款上限。
- 專案採購表頭請款金額必須等於所有請款項目合計，操作介面不一致時不允許送出。
- 額度占用與請款建立在同一交易中完成。
C. 主管與財務審核
- 主管待審清單依申請人所屬的請款審核群組篩選。
- 主管通過後進入「待財務審核」；退回則由申請人編輯並重新送主管。
- 財務通過時必須填寫預計匯款日，請款進入「待付款」。
- 財務退回時，申請人同樣可編輯並重新從主管審核開始。
- 退回原因最多 100 字；通過會清除目前保存的退回原因。
D. 付款與補發票
- 財務只能在「待付款」填入實際匯款日並標示已付款。
- 若申請時已附發票，付款後直接成為「已完成」。
- 若選擇付款後提供發票，付款後成為「待補發票」。
- 申請人可在「待補發票」上傳發票，或在「發票退回」更換發票；送出後成為「待發票審核」。
- 財務通過補傳發票後完成請款；退回後由申請人再次補件。
- 現有流程沒有修改實際匯款日、撤銷付款或重新開啟已完成請款的操作。
3. 商業規則
請款類型與資料
| 請款類型 | 訂單／合約與工單明細 |
|---|---|
| 專案採購 | 必須綁定訂單或合約，並至少挑選一筆外包任務 |
| 營運成本、營運費用、其他 | 都不使用 |
營運成本與其他需有「財務請款類型管理」權限；專案採購與營運費用一般使用者即可建立。
- 專案採購的專案名稱仍由申請人填寫，訂單選擇區另外顯示訂單本身的專案名稱與客戶。
- 非專案請款只保存表頭總額，不建立工單請款明細。
- 目前輸入介面以整數金額操作；專案任務的上限為預估執行成本乘以 1.05。
額度與退回
- 專案請款以每一個外包任務為額度單位，不共用訂單總額度。
- 建立時若任何任務超過上限，整張請款失敗，不會只接受部分項目。
- 請款一送出便占用額度，不必等主管、財務通過或付款。
- 主管或財務退回會釋放額度；發票退回發生在付款後，不釋放額度。
- 退回單修改後一律回到主管審核，不能直接回到原退回關卡。
收款對象與文件
- 廠商與員工二擇一；系統分別保存廠商或使用者識別，不同時保存兩者。
- 廠商選單只包含未刪除且付款資料審核通過的廠商。
- 付款前發票與付款後的付款證明互斥；切換「付款後提供發票」會把目前附件改掛到另一種文件欄位。
- 補傳發票只適用於原本選擇付款後提供發票的請款，且限「待補發票」或「發票退回」。
- 更換附件時，舊檔轉回暫存，新檔成為正式關聯檔案。
權限與可見範圍
| 能力 | 主要權限與範圍 |
|---|---|
| 請款管理 | 「採購請款管理」控制建立、查看、退回後修改及補發票 |
| 一般請款清單 | 原則上只看自己建立的請款；具有「採購主管審核」者可看全部 |
| 主管審核 | 「採購主管檢視」；待審資料依請款審核群組成員篩選 |
| 財務審核與付款 | 「採購財務審核」控制財務審核、付款及補發票審核 |
| 受限請款類型 | 「財務請款類型管理」控制營運成本與其他的建立、修改資格 |
財務清單預設處理「待財務審核」、「待付款」與「待發票審核」；「待補發票」與「發票退回」是申請人的補件待辦。
4. 狀態與例外
狀態說明
| 狀態 | 主要下一步 |
|---|---|
| 「待主管審核」 | 主管通過或退回 |
| 「主管退回」 | 申請人編輯重送 |
| 「待財務審核」 | 財務審核並安排匯款 |
| 「財務退回」 | 申請人編輯重送主管 |
| 「待付款」 | 財務標示實際付款 |
| 「待補發票」 | 申請人上傳發票 |
| 「待發票審核」 | 財務通過或退回 |
| 「發票退回」 | 申請人更換發票重送 |
| 「已完成」 | 終態 |
常見阻擋與特殊情況
| 情況 | 系統處理 |
|---|---|
| 付款前發票或付款後付款證明未上傳 | 不允許建立或重送 |
| 專案採購沒有訂單或請款項目 | 操作介面阻擋送出 |
| 專案表頭總額與明細合計不同 | 操作介面阻擋送出 |
| 任務累計請款超過上限 | 後端拒絕整張請款 |
| 非財務權限選營運成本或其他 | 操作介面不顯示，後端也拒絕建立或修改 |
| 非待付款狀態標示付款 | 後端拒絕 |
| 非付款後開票單補傳發票 | 後端拒絕 |
| 非發票待補或發票退回狀態補件 | 後端拒絕 |
5. 上下游與未確認事項
上下游影響
| 對象 | 與採購與請款模組的關係 |
|---|---|
| 訂單與合約模組 | 提供專案採購可選的一般訂單、掛帳或 LINE OA 合約，以及客戶與專案資訊；訂單作廢只改變訂單狀態，不會自動取消或退回已建立的請款單 |
| 工單與執行模組 | 提供外包任務、倍率、預估執行成本、已請款金額與請款上限；接收額度占用變化 |
| 廠商模組 | 提供已通過付款資料的廠商及組織型態；廠商建立與審核不屬於本模組 |
| 系統設定與權限模組 | 提供申請人、員工收款對象、主管待審範圍及功能權限 |
| 發票模組 | 管理客戶收入端發票；不接收本模組的支出端發票附件或付款狀態 |
| 檔案服務 | 保存付款證明、付款前發票及付款後補傳發票 |
待確認
- 退回後重新占用額度：主管或財務退回時會扣回工單已請款金額，但退回單以相同明細重送時，現有更新計算可能沒有把額度完整加回；應明確定義「送審即保留、退回釋放、重送重新保留」，並以不可重複加減的帳務方式實作。
- 審核狀態的後端防線：主管與財務審核會依請求指定的審核階段轉態，但服務層未比對資料目前實際狀態；可能重複審核或跨關卡轉態，需補上狀態與審核者資格檢核。
- 工單請款狀態未同步：工單模型有「待請款」、「請款中」、「已請款」，但採購流程目前只更新已請款金額，未隨送審、付款或完成更新這組狀態；需決定是否保留這個狀態維度及其正式轉換規則。
- 可請款訂單與任務邊界：訂單選單目前以「存在有效外包任務」為主要條件，未限制訂單已歸檔；建立時也未完整重驗任務屬於所選訂單。需決定可請款的訂單狀態，以及後端必須保護的關聯一致性。
- 表頭與明細金額一致性：專案表頭總額等於明細合計目前只由操作介面檢查；需確認後端是否應強制，避免其他呼叫方式建立不一致請款。
- 付款是否需要沖正：付款一旦標示完成便無法修改日期、撤銷或重新開啟；需確認誤登與退匯時的正式更正及稽核流程。
- 請款金額精度：操作介面只接受整數，資料欄位可保存小數；需決定正式幣別精度與各金額欄位的四捨五入規則。
- 訂單作廢後的既有請款：訂單作廢不會連動已建立的專案請款，該請款仍可繼續走審核與付款；需決定作廢時應阻擋、退回、通知申請人，還是維持互不影響。
附錄：技術對照（供開發）
| 中文業務用語 | 程式識別字 | 類型 |
|---|---|---|
| 待主管審核 | PendingManagerReview | 請款狀態 |
| 主管退回 | ManagerRejected | 請款狀態 |
| 待財務審核 | PendingFinanceReview | 請款狀態 |
| 財務退回 | FinanceRejected | 請款狀態 |
| 待付款 | PendingPayment | 請款狀態 |
| 待補發票 | PendingInvoice | 請款狀態 |
| 待發票審核 | PendingInvoiceReview | 請款狀態 |
| 發票退回 | InvoiceRejected | 請款狀態 |
| 已完成 | Complete | 請款狀態 |
| 待請款／請款中 | Pending／InProgress | 工單請款狀態 |
| 採購請款管理 | PurchaseMgmt | 功能權限 |
| 採購主管審核 | PurchaseMgmt_Manager_Perm | 功能權限 |
| 採購主管檢視 | PurchaseReview | 功能權限 |
| 採購財務審核 | PurchaseReview_For_Finance | 功能權限 |
| 財務請款類型管理 | ReimburseType_For_Finance | 功能權限 |