外觀
訂單與合約模組
快速理解：本模組把對客戶的服務承諾，從草稿、主管審核、用印與簽回推進到法務歸檔，再交給工單、採購與發票模組執行。
1. 模組全貌
管理範圍
本模組共同管理三種單據：
| 業務單據 | 主要承諾 |
|---|---|
| 一般訂單 | 服務內容、固定金額、稅額、發票期數與執行條款 |
| 掛帳合約 | 掛帳服務範圍、合約期間、展延方式、雙方資料與合約條款 |
| LINE OA 合約 | LINE OA 月繳服務範圍、合約期間、展延方式、雙方資料與合約條款 |
三者共用同一套單據主檔、審核狀態、主管群組、簽回文件、法務歸檔及執行人指派機制，差異見下表。
本手冊涵蓋：
- 建立客戶、專案或合約、服務內容、條款及指定執行人。
- 主管審核、單據編號、用印、客戶簽回與法務歸檔。
- 歸檔後的有限異動、正式簽回補件及一般訂單作廢。
- 歸檔後銜接工單、外包採購、掛帳發票及一般發票。
服務價格卡本身由獨立的報價模組管理；本模組只把當下選定的服務與價格資料帶入訂單或合約。
主要角色
| 角色 | 主要責任 |
|---|---|
| 業務／單據編輯者 | 建立草稿、維護客戶與服務承諾、送審、上傳簽回文件 |
| 主管審核群組 | 審核服務、金額或合約內容，決定是否進入用印 |
| 法務 | 維護標準條款、確認簽回文件、完成歸檔、接收歸檔後異動通知 |
| 財務／會計 | 承接一般訂單發票安排、掛帳發票匯入及一般訂單作廢最後審核 |
| Project AE | 在權限範圍內維護已歸檔一般訂單的執行內容與發票安排 |
| 指定執行人／部門主管 | 承接歸檔後自動建立或待確認的執行工作 |
核心概念
- 單據類別：系統先區分一般訂單與合約；合約再分為掛帳與 LINE OA 兩種業務類型。
- 服務承諾：一般訂單以服務大類、服務項目與金額承諾為主；合約以服務範圍、走期、展延及條款為主。
- 條款快照：草稿保存的是當下帶入並可能被業務修改的條款，不會因標準條款日後更新而自動覆寫。
- 主管審核群組：審核人需屬於能審核該負責業務的群組，且具有編輯等級權限。
- 簽回與歸檔：客戶簽回不等於歸檔完成；仍須法務確認。
- 正式／非正式簽回：可先用非正式文件完成歸檔，之後補正式版本並通知法務。
三種單據的內容差異
| 主題 | 一般訂單 | 掛帳／LINE OA 合約 |
|---|---|---|
| 服務來源 | 報價價格卡中的多種服務大類與項目 | 媒體掛帳價格卡中的服務類型、服務、產品與方案 |
| 金額 | 建單時鎖定未稅、稅額、含稅總額與各期發票金額 | 合約服務可保留對外報價，但目前合約呈現為依實際用量計算 |
| 發票 | 草稿即安排期數、預計日期及金額 | 建約時不安排發票期數；歸檔後由掛帳發票匯入實際金額 |
| 期間 | 專案開始與結束日 | 合約開始與結束日，另有無展延、限期展延或無限期展延 |
| 條款 | 依服務大類帶入訂單條款與注意事項 | 依「掛帳合約」或「LINE OA 合約」帶入各自標準合約條款 |
| 雙方資料 | 客戶、聯絡窗口與維肯資訊 | 另明確呈現甲乙方、負責人、地址、電話及聯繫代表 |
| 用印 | 可依一般訂單設定選擇用印方式 | 系統資料固定為紙本用印 |
2. 核心流程
A. 建立草稿
共同步驟：
- 選擇未刪除的客戶、聯絡窗口、負責業務與維肯立約／開票公司。
- 設定專案或合約名稱、開始日、結束日及內部備註。
- 選擇服務，並可依服務負責部門各指定一位執行人。
- 儲存為「草稿」，稍後再從明細頁送主管審核。
一般訂單另外設定服務大類、各項費用、折扣、5% 稅額、發票期數、日期、金額與執行條款。
掛帳與 LINE OA 合約另外設定：
- 合約類型可選掛帳或 LINE OA（切換限制見第 3 節）。
- 服務類型、服務項目、產品、方案、規格、數量及對外報價資料。
- 合約期間與展延方式；限期展延時填展延年數。
- 依合約類型帶入的標準條款；只有標示業務可編輯的條款能在操作介面修改。
- 甲方與乙方資料。乙方需選定一筆維肯公司資訊。
B. 送審與主管審核
- 送審前，共同檢查客戶收款資料已為「審核完成」。
- 一般訂單另檢查服務、條款、發票資料及發票總額等於含稅總額。
- 合約另檢查至少存在一個服務項目。
- 送出後成為「待主管審核」，並記錄送審時間。
- 主管檢視服務內容及完整單據；合約審核畫面也會顯示合約條款與目前標準版的差異。
- 通過後取得編號並成為「已用印」：一般訂單以「S」開頭，合約以「C」開頭。
- 退回後成為「主管退回」，記錄最多 100 字的原因；業務修改後可重送。
C. 簽回與法務歸檔
- 「已用印」或「法務退回」可上傳簽回文件並送法務。
- 送出時可標記為非正式簽回，狀態成為「待法務歸檔審核」。
- 法務退回後成為「法務退回」；業務補正文件後重送。
- 法務通過後成為「正式歸檔」，同時記錄歸檔時間、更新客戶狀態、啟動執行並建立待確認的執行任務（細節見法務模組）。
- 非正式簽回完成歸檔後，可再補正式文件；成功替換後清除待補標記並通知法務。
D. 歸檔後執行與請款
- 一般訂單沿用建單時的發票期數、預計日期與金額，進入一般發票清單。
- 掛帳與 LINE OA 合約不在建約時建立固定發票；財務依實際帳務檔案匯入掛帳發票。
- 三種單據都可產生部門工單與個人執行任務；外包任務可再建立專案採購請款。
- 掛帳發票如需回補正式訂單，可從發票建立一般訂單，保留原合約與發票關聯。
E. 歸檔後異動與結束
- 一般訂單可在原服務大類與原發票期數範圍內有限調整；已開立發票不得改日期或金額。
- 已歸檔合約的操作介面主要允許增減服務項目及補正式簽回。
- 一般訂單無法履行時，可提出主管、財務兩階段作廢。
- 目前合約管理沒有提供已歸檔合約的作廢或提前終止入口。
3. 商業規則
共同身分與內容規則
| 主題 | 規則 |
|---|---|
| 專案名稱 | 同一客戶不可存在另一張未刪除、未正式作廢且同名的訂單或合約 |
| 客戶 | 只有草稿可更換客戶 |
| 期間 | 操作介面要求開始日不得晚於結束日 |
| 送審前置 | 客戶收款資料、服務項目與發票金額的檢查見第 2 節 B |
| 指定執行人 | 非必填；每個服務負責部門最多一人，且必須是該部門的有效成員 |
| 軟刪除 | 未歸檔單據以軟刪除保留歷史；正式歸檔不使用草稿刪除流程 |
一般訂單金額與發票
- 未稅總額由專案管理、建置、媒體、企劃、製作、系統與服務費等費用加總，再扣除專案折扣。
- 金額使用十進位精度；稅率為 5%，先保留到小數第一位，尾數
.5可選加或減0.5，其他情況取整數。 - 含稅總額等於未稅總額加稅額。
- 所有發票期數金額加總必須等於含稅總額；自動均分的除不盡差額放在第一期。
- 已歸檔訂單不可直接增減發票期數；已開立發票的日期與金額不可修改。
一般訂單服務、條款與異動
- 服務大類變更時才同步預設條款，避免日常儲存覆蓋客製內容；覆蓋前由操作端要求確認。
- 歸檔後可在既有服務大類內增減服務項目，但不可移除整個原服務大類。
- 歸檔後服務內容異動通知法務；發票日期異動通知財務；正式簽回文件替換通知法務。
- Project AE 只能查看及處理已歸檔且自己具有權限的訂單。
掛帳與 LINE OA 合約
| 主題 | 規則 |
|---|---|
| 可用類型 | 建立與更新只接受「掛帳合約」或「LINE OA 合約」 |
| 類型切換 | 只有「草稿」可切換；操作介面會先確認並清空已選服務 |
| 服務來源 | 兩種合約目前都從媒體掛帳價格卡挑選服務 |
| 計價 | 服務資料可保存對外報價與數量，但目前合約畫面以「依實際用量計算」呈現 |
| 條款 | 依合約類型取得標準條款並保存快照；只有「業務可編輯」的條款可由業務修改 |
| 展延 | 可選無展延、限期展延或無限期展延；限期展延時操作介面要求年數 |
| 用印 | 合約主檔固定使用紙本用印設定 |
| 歸檔後服務 | 至少保留一項；增減服務會通知法務 |
| 歸檔後指派 | 原指定人員在歸檔時建立執行任務；歸檔後不再改寫指定執行人設定 |
LINE OA 合約的列印版會在「服務內容」條款後列出服務、產品、規格、說明及「依實際用量計算」；掛帳合約的服務仍可由主管與法務在獨立服務頁籤檢視。
審核、簽回與權限
| 能力 | 主要權限與限制 |
|---|---|
| 一般訂單管理 | 「一般訂單管理」控制建立、查看、編輯與送審 |
| 合約管理 | 「合約管理」控制掛帳及 LINE OA 合約建立、查看、編輯與送審 |
| 一般訂單主管審核 | 「一般訂單主管審核」，並需屬於可審核該負責業務的群組 |
| 合約主管審核 | 「合約主管審核」，並需屬於可審核該負責業務的群組 |
| 一般訂單法務歸檔 | 「一般訂單歸檔審核」 |
| 合約法務歸檔 | 「合約歸檔審核」 |
- 主管決定是否可進入用印；法務決定簽回文件是否可正式歸檔。
- 合約主管操作介面要求逐一確認服務與合約內容，才開放通過。
- 回簽送審只接受「已用印」或「法務退回」，且檔案必須存在。
- 法務歸檔、客戶狀態更新與指定執行人建立在同一交易內完成，避免留下半套狀態。
一般訂單作廢
- 只有「正式歸檔」或前次作廢未通過的「作廢未通過」一般訂單可提出或重提作廢。
- 提出作廢前須先處理已開立發票：每張已開立發票都要各自走發票異動流程完成作廢或全額折讓，該流程本身另有主管與會計兩關（見發票模組）。以「訂單作廢」為原因處理完該批發票後，系統才通知負責業務繼續提出訂單作廢。
- 發票異動有時效與狀態限制：只能作廢實際開立月份次月 5 日以前的發票，且可選發票限「未入帳」或「已逾期」。超過期限或發票已入帳時無法作廢，訂單也就無法完成作廢前置。
- 作廢原因在操作介面限制為 100 字。
- 作廢依序需要主管與財務通過；審核中不可編輯訂單。
- 作廢被拒後可修正原因重提，或取消申請回到「正式歸檔」。
- 財務作廢審核只改變訂單狀態，不會在同一動作中自動作廢發票、取消採購或刪除工單。
- 正式「已作廢」後不再進入正常執行流程。
4. 狀態與例外
狀態說明
「草稿」到「正式歸檔」七個狀態由三種單據共用：草稿可編輯或送審，「待主管審核」等待主管決定，「已用印」代表已取得編號並等待客戶簽回，「待法務歸檔審核」已送出簽回文件，「正式歸檔」進入執行及請款；「主管退回」與「法務退回」都可修改或補正後重送。
作廢的四個狀態只適用一般訂單：「待主管作廢審核」與「待財務作廢審核」依序等待兩關，「作廢未通過」可重提或取消，「已作廢」終止正常流程。
可編輯與刪除範圍
- 操作介面允許「草稿」、「主管退回」、「已用印」軟刪除；後端另接受「法務退回」，目前介面沒有對應按鈕。
- 「待主管審核」、「待法務歸檔審核」及作廢審核狀態在操作介面為唯讀。
- 一般訂單「正式歸檔」依角色開放有限異動；合約「正式歸檔」主要開放服務增減與正式簽回補件。
- 「已作廢」是一般訂單終止狀態，不回到正常流程。
常見阻擋與例外
| 情況 | 系統處理 |
|---|---|
| 同一客戶已有同名且有效的訂單或合約 | 阻擋建立或儲存 |
| 合約類型不是「掛帳合約」或「LINE OA 合約」 | 拒絕建立或更新 |
| 指定執行人不屬於服務負責部門或已停用 | 拒絕指定 |
| 合約需要結束合作 | 目前沒有已歸檔合約作廢或提前終止入口 |
5. 上下游與未確認事項
上下游影響
| 對象 | 與訂單與合約模組的關係 |
|---|---|
| 客戶模組 | 提供客戶、聯絡窗口與收款資料；任一單據歸檔後更新客戶狀態 |
| 報價模組 | 提供服務類型、服務、產品、方案、價格與預設內容；不擁有訂單或合約生命週期 |
| 系統設定與權限模組 | 決定負責業務、主管群組、Project AE、執行人及可見範圍 |
| 條款與維肯公司資訊 | 提供一般訂單預設條款、合約標準條款及立約／開票公司 |
| 工單與執行模組 | 接收三種已歸檔單據、服務與指定執行人 |
| 採購與請款模組 | 依一般訂單或合約的外包任務建立專案請款 |
| 發票模組 | 接收一般訂單發票安排，或匯入掛帳／LINE OA 實際發票並視需要回補訂單 |
| 通知 | 傳遞審核、服務異動、發票日期異動、正式簽回補件及文件替換事件 |
待確認
- 合約結束流程：已歸檔掛帳與 LINE OA 合約目前沒有作廢或提前終止入口；需決定應共用一般訂單兩階段作廢，或建立符合合約語意的終止／到期流程。
- 合約送審完整性：後端送審只明確檢查客戶收款狀態與至少一項服務；日期順序、展延年數、立約公司及必要條款主要由操作介面檢查，需確認後端是否應同步阻擋。
- 合約狀態防護：合約更新、送主管審核及主管／法務審核的部分前置狀態依賴操作介面控制，後端沒有完整重驗所有合法轉換，需確認是否補成一致的狀態機防護。
- 歸檔後合約可改範圍：操作介面主要鎖定合約期間、展延、雙方與條款，只開放服務及正式簽回補件；後端更新模型可接收更多欄位，需確認正式允許範圍並由後端強制。
- 合約計價快照：服務保存對外報價，但畫面與 LINE OA 合約列印都顯示「依實際用量計算」；需確認對外報價是內部參考、計費上限，還是應出現在特定合約。
- 刪除狀態差異：後端允許「法務退回」狀態的單據軟刪除，操作介面未提供入口；需確認是介面遺漏或後端範圍過寬。
- 編號產生時機：主管退回時目前也可能配置「S」或「C」編號；需確認編號應在首次審核、只有通過時，或每次送審時產生。
- 法務退回時間：法務退回仍會寫入歸檔時間；需確認該欄位應代表首次法務處理，還是正式歸檔通過。
- 主管逐頁確認：主管操作介面要求確認各頁籤，但後端只保存通過／退回結果；需確認逐頁確認是否需要成為可稽核資料。
- 客戶完全沒有收款資料列：正常建立客戶一定有收款資料且未通過會阻擋；舊資料若完全沒有資料列仍可能繞過送審檢查，需確認應補資料或一律阻擋。
- 作廢前置是否強制：已開立發票必須先作廢或全額折讓是流程上的前置，但目前未見系統在提出訂單作廢時檢查發票狀態；需確認應由系統阻擋，或維持人工把關並接受可能出現「訂單已作廢但發票仍有效」的狀態。
- 發票逾期無法作廢的出路：發票已入帳，或已過實際開立月份次月 5 日時無法作廢，訂單就走不完作廢前置；需確認這種情況的正式處理方式（例如改走全額折讓、或開放例外流程）。
附錄：技術對照（供開發）
| 中文業務用語 | 程式識別字 | 類型 |
|---|---|---|
| 一般訂單 | DirectOrder | 單據類型 |
| 掛帳合約 | OnAccount | 單據類型 |
| LINE OA 合約 | LineOA | 單據類型 |
| 單據類型／專案類型 | OrderType／ProjectType | 欄位 |
| 一般訂單／合約 | Order／Contract | 程式分類 |
| 草稿 | Draft | 單據狀態 |
| 待主管審核 | PendingReview | 單據狀態 |
| 主管退回 | NotPassed | 單據狀態 |
| 已用印 | Stamped | 單據狀態 |
| 待法務歸檔審核 | SignedAndPendingVerify | 單據狀態 |
| 法務歸檔退回 | SignedAndNotPassed | 單據狀態 |
| 正式歸檔 | SignedAndVerified | 單據狀態 |
| 待主管作廢審核 | PendingManagerVoidReview | 作廢狀態 |
| 待財務作廢審核 | PendingFinanceVoidReview | 作廢狀態 |
| 作廢未通過 | VoidNotPassed | 作廢狀態 |
| 已作廢 | Voided | 作廢狀態 |
| 客戶收款資料審核完成 | Pass | 客戶審核狀態 |
| 業務可編輯 | CanSalesEdit | 條款欄位 |
| 一般訂單管理 | Order_Mgmt | 功能權限 |
| 合約管理 | Contract_Mgmt | 功能權限 |
| 一般訂單主管審核 | OrderMgmt_Manager_Perm | 功能權限 |
| 合約主管審核 | ContractMgmt_Manager_Perm | 功能權限 |
| 一般訂單歸檔審核 | Order_Archive_Review | 功能權限 |
| 合約歸檔審核 | Contract_Archive_Review | 功能權限 |
| 一般訂單／合約編號前綴 | S／C | 編號 |